Fattura Elettronica: Cos’è, come Funziona, Emissione e Ricezione, la Guida Completa

La fatturazione elettronica è diventata realtà. Dal 1 gennaio 2019 tutte le fatture che sono emesse per la cessione di beni o per la prestazione di servizi, effettuati tra soggetti residenti o stabili in Italia, dovranno infatti essere effettuate in maniera elettronica. Ma cosa cambia nel concreto? Come si emettono e come si conservano le fatture elettroniche? Cerchiamo di saperne di più!

Cos’è la fatturazione elettronica e come si emette

La fatturazione elettronica NON è semplicemente un file digitale che sostituisce la fattura cartacea. È in realtà un approccio completamente diverso all’emissione, alla gestione e alla conservazione di questi documenti. Con la quale, ben inteso, conviene subito prendere la giusta dimestichezza. In particolare, rispetto alla fattura cartacea, la fattura elettronica:

• viene emessa e gestita interamente mediante dispositivi informatici, che con uno specifico software elaboreranno i dati in uno specifico formato (XML);
• viene trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

Per quanto concerne il resto, non ci sono profonde divergenze. Gli elementi obbligatori che devono essere riportati nella fattura elettronica sono gli stessi della fattura cartacea, con in aggiunta l’indirizzo telematico dove il cliente desidera che gli venga consegnata la fattura.

Come si emette la fattura elettronica

Come abbiamo già avuto modo di anticipare, la fattura elettronica deve essere emessa mediante un software in grado di generare un file XML. Qualunque altro tipo di formato non può infatti essere riconosciuto dal Sistema di Interscambio e, dunque, per la legge non è ammesso.

Tale software può essere trovato usando dei programmi privati che molti operatori stanno mettendo a disposizione online, richiedendo ai propri programmatori di integrare il software gestionale già esistente in azienda con i nuovi obblighi del SdI, oppure usando gli strumenti gratuiti che sono messi a disposizione sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate.

Come si trasmette la fattura elettronica

Una volta che viene compilata mediante il software prescelto, la fattura elettronica deve essere trasmessa mediante il Sistema di Interscambio. Per questo motivo, nella compilazione della fattura è necessario che sia stato inserito un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC), su cui il cliente intende ricevere la fattura. In alternativa, si può indicare il codice destinatario, un codice di 7 cifre che identifica la controparte.

Nel caso in cui il cliente a cui emettere la fattura sia un privato, bisognerà inserire un codice destinatario da 7 zeri, ma bisognerà pur sempre inserire l’indirizzo PEC. Se invece il privato non ha un indirizzo PEC, il professionista che emetterà la fattura elettronica dovrà anche consegnare una fattura cartacea al privato. Anche in questo caso, la fattura elettronica dovrà essere inviata tramite SdI che, dunque, assume le funzioni di una sorta di “postino” del sistema di fatturazione elettronica.

Una volta che la fattura è stata trasmessa al SdI, il sistema verifica che il documento contenga tutti i dati obbligatori a livello fiscale e l’indirizzo telematico PEC / codice destinatario, e verifica che la partita IVA del fornitore, del cliente e l’eventuale codice fiscale, siano correttamente esistenti. Se il sistema elabora i controlli in maniera positiva, procederà a comunicare la ricevuta di recapito a colui che ha emesso la fattura. Attenzione, dunque: una fattura che risulta non recapitata è una fattura non emessa!

Come conservare la fattura elettronica

L’ultima fase del processo di fatturazione elettronica è quello della conservazione delle fatture che, per legge, devono essere conservate per almeno 15 anni. Proprio per agevolare questo procedimento, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un programma gratuito, alternativo ai programmi a pagamento che è possibile noleggiare presso i principali operatori.

Chi è escluso dalla fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un obbligo che riguarda la generalità degli operatori ma… ci sono alcune importanti eccezioni. In particolare, per quanto concerne il ciclo attivo (emissione), sono per il momento esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica:

• le imprese e i lavoratori autonomi che rientrano nei regimi fiscali di vantaggio;
• i professionisti che rientrano nel regime forfettario, così come allargato dal recente intervento in manovra di bilancio;
• i piccoli produttori agricoli, che erano peraltro già esonerati anche prima dell’emissione delle fatture ordinario.

Se tuttavia lo desiderano, questi soggetti possono comunque emettere fatture elettroniche e… forse è consigliato che facciano così, visto e considerato che è molto probabile che dal prossimo anno l’obbligo di gestione in formato elettronico possa essere esteso a tutti i corrispettivi.

Vantaggi fatturazione elettronica

Ma per quale motivo optare per la fatturazione elettronica è stato e sarà conveniente? Oltre al beneficio di poter ridurre il consumo di carta, evitando la produzione e la trasmissione cartacea delle fatture, la fatturazione elettronica riserva alcuni benefici di natura fiscale.

In particolare, i contribuenti che sono in regime di contabilità semplificata non devono più tenere i registri Iva, e tutti gli operatori che emettono e che ricevono solo fatture in modalità tracciata, per valori sopra i 500 euro, hanno termini di accertamento fiscale ridotti a 2 anni. Infine, chiunque, compresi i consumatori finali che non sono tenuti all’obbligo di fatturazione elettronica o a disporre di indirizzi PEC o codici destinatari, possono in qualunque momento consultare e acquisire una copia delle proprie fatture elettroniche.

Cosa fare?

Ma cosa fare, dunque? Se non si è già provveduto ad attrezzarsi, rimangono principalmente tre strade, la cui percorribilità dipenderà dalle proprie conoscenze e necessità:

• rivolgersi al proprio commercialista, e domandare quali sono i servizi consigliati, con i quali poter ottenere una piena integrazione delle proprie applicazioni gestionali;
• ricorrere al servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate; non si tratta probabilmente del software più intuitivo da usare e più completo, ma è comunque un programma gratuito che potrebbe essere di gradimento nei confronti di tutti quegli operatori che non hanno una grande mole di fatture da gestire;
• sottoscrivere l’abbonamento con un fornitore di gestionale privato (sul web se ne possono trovare decine, e anche le banche stanno offrendo simili applicazioni); in cambio di un pagamento pari a pochi euro al mese, si potranno ottenere importanti benefici per la comodità, la rapidità e la completezza del loro utilizzo.